成都活動策劃公司在會議活動中要準(zhǔn)備哪些文件

活動策劃公司在會議活動中要準(zhǔn)備哪些文件

會議策劃會議活動策劃文件是提請會議策劃會議活動策劃討論和審議事項的文書材料。會議公司會議策劃公司會議表示，它是一種非正式文件，有些是供會議策劃會議活動策劃討論審議的，有些是會議策劃會議活動策劃進程中形成的，有些是為保證會議策劃會議活動策劃順利進行而制作的。

會議策劃會議活動策劃文件的準(zhǔn)備，是會議策劃會議活動策劃順利進行的重要前提，會議策劃會議活動策劃文件，特別是會議策劃會議活動策劃主旨文件的優(yōu)劣，直接影響會議策劃會議活動策劃的質(zhì)量。

( l ）文件類型

會議公司會議策劃公司會議表示，按照文件的性質(zhì)和功能可將會議策劃會議活動策劃文件大致分為以下幾類：

主旨文書。會議策劃會議活動策劃的主旨文書是會議策劃會議活動策劃的主要文件，包括大會報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、傳達提綱、法律草案、計劃草案、決議草案、開幕詞、閉幕詞等。

議案文書。提交會議策劃會議活動策劃審議的文書，包括議案、議案說明等。

信息文書。記錄和反映會議策劃會議活動策劃概況和進程的文書，包括會議策劃會議活動策劃記錄、會議策劃會議活動策劃簡報等。

議決文書。會議策劃會議活動策劃議決結(jié)果的反映，主要有會議策劃會議活動策劃紀(jì)要、決議、決定、公報、公告、通知等。

事務(wù)文書。會議策劃會議活動策劃服務(wù)性的文書，主要有會議策劃會議活動策劃通知、會議策劃會議活動策劃細則、代表須知、日程安排、代表名單、選舉辦法、生活管理制度等。

( 2 ）文件準(zhǔn)備

大多數(shù)會議策劃會議活動策劃文件在會議策劃會議活動策劃召開之前就形成了，其準(zhǔn)備工作是和其他會前準(zhǔn)備工作同時進行的，這些文件由會議策劃會議活動策劃籌備機構(gòu)準(zhǔn)備；會議公司會議策劃公司會議表示，會議策劃會議活動策劃過程中形成的文件，由會議策劃會議活動策劃秘書機構(gòu)負責(zé)。

會前準(zhǔn)備的文件，大體上有以下幾種情形：

①重要文稿由專門的寫作班子起草。

②一般會議策劃會議活動策劃文件由會議策劃會議活動策劃籌備機構(gòu)和秘書部門負責(zé)。

③專業(yè)性和涉及部門業(yè)務(wù)工作的文件由職能業(yè)務(wù)部門負責(zé)。

④發(fā)言稿和各類交流材料由發(fā)言單位或個人準(zhǔn)備。

會議公司會議策劃公司會議表示，會議策劃會議活動策劃文件的準(zhǔn)備工作分為以下幾個步驟：

①文件撰寫

會議策劃會議活動策劃文件的撰寫是一件十分嚴肅而又細致的工作。它包括素材、數(shù)據(jù)及典型材料的搜集、整理，文件的起草．與修改等環(huán)節(jié)。會議公司會議策劃公司會議表示，會議策劃會議活動策劃的各種文書，特別是會議策劃會議活動策劃報告、議案、決議、會議策劃會議活動策劃紀(jì)要等要認真撰寫，各處細節(jié)均不可忽視。

②文件審核

會議策劃會議活動策劃文件的審核是確保文件質(zhì)量和合法化的重要一環(huán)。

會議策劃會議活動策劃主旨文件應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)審定；會議公司會議策劃公司會議表示，其他會議策劃會議活動策劃文件由會議策劃會議活動策劃秘書長或秘書部門負責(zé)人審核；有些涉及職能部門業(yè)務(wù)內(nèi)容的，則由有關(guān)部門負責(zé)人審核。

審核的重點是：

· 內(nèi)容是否符合黨和國家的有關(guān)政策、法規(guī)

· 全局性和重要文件是否廣泛征求意見并加以修改

· 涉及不同地區(qū)、部門的文件，事前是否進行了會商

· 所用材料、數(shù)據(jù)是否真實、準(zhǔn)確

· 文件格式是否統(tǒng)一規(guī)范

③文件整理

會議策劃會議活動策劃開始前，要精心印制講話稿、會議策劃會議活動策劃日程安排表、會場指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將相關(guān)文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊，注意不要缺頁要便于攜帶和查閱。會議公司會議策劃公司會議表示，印制這些文件要根據(jù)與會人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)，以備與會人員遺失文件時用。印制好的文件要根據(jù)與會人員不同的單位、部門、級別整理好，以便分發(fā)。

④文件的印制和分發(fā)

文件印制要做到及時、統(tǒng)一、美觀。及時是時間上的要求。隨著會議策劃會議活動策劃進程的推進，相關(guān)文件要提前準(zhǔn)備，留出足夠時間校核、印制。統(tǒng)一是格式上的要求。會議公司會議策劃公司會議表示，會議策劃會議活動策劃文件要統(tǒng)一體式，用標(biāo)準(zhǔn)紙型印刷，統(tǒng)一標(biāo)識，統(tǒng)一字體字號。美觀是版式上的要求。版式設(shè)計既要與會議策劃會議活動策劃性質(zhì)相符，又要美觀大方。

會議策劃會議活動策劃文件的發(fā)放要做到準(zhǔn)時、準(zhǔn)確、分步。準(zhǔn)時就是根據(jù)會議策劃會議活動策劃進程，將有關(guān)文件及時發(fā)放到位。會議公司會議策劃公司會議表示，一般情況下，文件都是提前發(fā)放，至于提前量可由秘書部門酌定。即席發(fā)放的文件，與會者就會以即席發(fā)言待之，就不可能有成熟的意見。準(zhǔn)確，就是文件發(fā)放要準(zhǔn)確無誤，該發(fā)什么文件，文件發(fā)給誰，都要十分準(zhǔn)確，不能錯發(fā)。分步是說要根據(jù)會議策劃會議活動策劃進程安排，有序發(fā)出，不能圖省事一次性發(fā)放。要盡量避免將許多文件堆在一起發(fā)放，這樣不利于與會者按會議策劃會議活動策劃進程閱讀文件材料。

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