大型會(huì)議如何讓有效控制會(huì)議預(yù)算？
作者：慶典演出活動(dòng)會(huì)議公司 08-26來(lái)源：m.diantizhuangshi.com大型會(huì)議如何讓有效控制會(huì)議預(yù)算？ 對(duì)于一個(gè)小的企業(yè)來(lái)說(shuō)會(huì)議預(yù)算相對(duì)而言是較小的，也用不著特意去設(shè)計(jì)預(yù)算方案，但對(duì)已經(jīng)常需要外出找會(huì)議場(chǎng)地，或是大的企業(yè)那就不同了，如果對(duì)于這個(gè)會(huì)議沒(méi)有一定的預(yù)算，那企業(yè)的財(cái)務(wù)可要大損一筆了，每個(gè)老板都不想看到自己的企業(yè)虧損的，就算不是很多；反過(guò)來(lái)也是，只要是賺了哪怕是一點(diǎn)點(diǎn)他也會(huì)開(kāi)心的。所以對(duì)于這個(gè)會(huì)議預(yù)算你還是得好好的計(jì)劃的，那么，會(huì)議預(yù)算怎么計(jì)劃，怎么部署可以讓你的企業(yè)省錢(qián)。
一個(gè)設(shè)計(jì)合理的會(huì)議策劃方案中必然包括完整的會(huì)議預(yù)算，便于對(duì)會(huì)議策劃每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行掌控。其實(shí)通常一般的會(huì)議預(yù)算應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：
一、交通費(fèi)用 交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地點(diǎn)的交通費(fèi)用公司在某地舉辦會(huì)議，各地分公司與會(huì)者前往會(huì)議地點(diǎn)所需要的費(fèi)用。
(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，也就是在會(huì)議目的地會(huì)議期間，從住宿地至?xí)h召開(kāi)地點(diǎn)的交通費(fèi)用、以及會(huì)議召開(kāi)地點(diǎn)到餐飲地點(diǎn)的交通。這些費(fèi)用，可提前準(zhǔn)備，與當(dāng)?shù)刈廛?chē)公司，會(huì)議期間出行全權(quán)交由他們負(fù)責(zé)。
二、會(huì)議室/廳費(fèi)用
1、會(huì)議場(chǎng)費(fèi)用通常而言，包括會(huì)議設(shè)備費(fèi)用、會(huì)議室租賃費(fèi)用、以及會(huì)議室布置費(fèi)用等其實(shí)一般會(huì)議場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等。但面對(duì)一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)比如投影設(shè)備、視聽(tīng)設(shè)備、甚至需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。會(huì)議設(shè)備租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。另外會(huì)議材料準(zhǔn)備，展板等需要一些印刷和運(yùn)輸費(fèi)用。
2、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專(zhuān)業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。
三、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專(zhuān)業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
四、餐飲費(fèi)用 會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議行程需要及會(huì)議目的。一般也就是會(huì)議期間，三餐費(fèi)用，那么三餐費(fèi)用包含哪些？我們又需要注意什么呢？
1、三餐費(fèi)用，都可以采取自助餐形式。以圍桌式就餐，能促進(jìn)會(huì)務(wù)者友誼。休息期間，甚至可以通過(guò)小游戲來(lái)愉悅一下氣氛。也能就會(huì)議期間，會(huì)議問(wèn)題做個(gè)討論。因?yàn)闀?huì)務(wù)者比較多，除了會(huì)議召開(kāi)期間，基本很少有機(jī)會(huì)聚齊。 早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可。
2、酒水及服務(wù)費(fèi)，通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。
3、會(huì)場(chǎng)茶歇，此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。
會(huì)議預(yù)算是大家最不喜歡的話題，但也是最重要的一條。用最小的預(yù)算來(lái)滿足客戶(hù)最大的需求，是最理想的會(huì)議預(yù)算方案，也是會(huì)議主辦方最樂(lè)意見(jiàn)到的。無(wú)論你是花費(fèi)五千，還是五十萬(wàn)來(lái)辦會(huì)，了解你想要達(dá)到什么效果以及辦會(huì)的目的，將有助于制定切實(shí)可行的預(yù)算方案。
相關(guān)推薦： 云南 |白山 |長(zhǎng)春 |陽(yáng)江 |麗水 |沈陽(yáng) |湘潭 |臨沂 |宜賓 |滄州 |朝陽(yáng) |重慶 |
相關(guān)資訊：
