會議活動策劃的前期準備都包括些什么？

會議活動策劃要關注哪些地方，怎么樣才能做好做活會議、活動策劃，并且具有較強的可操作性，這是辦會當中不少人都會遇到的問題。

不打無準備之仗，這話很多人都知道，但這個準備到底包括哪些要素，卻很少有人能回答上來，其實會議活動策劃也一樣，最重要的就是要做好各項前期計劃，這樣才能夠保證整個會議、活動流程順利進行，打一個漂亮的有準備之仗。

那么，到底會議活動策劃的前期準備都包括些什么呢，下面為您詳細解讀：

一、計劃和策略

不管你想策劃什么類型的活動，你需要一個具體的策略。你的活動目標是什么？是要給顧客介紹新產品或新服務，還是展示你的分析結果或預測？

沒錯，首先要做的就是明確目標。不管怎么樣，你需要把你的計劃在白板上畫出來，并且想著你的目標受眾，你想向他們傳達什么樣的信息，你希望怎樣來衡量結果。記住，只有當你有了活動策略你才能理清這些東西。

二、做好預算

當你把你的目標確定了以后，你就要需要考慮花多少錢才能達到這些目標，可以選擇將所有開支項都列在一個檢查清單里，內容包括標牌、邀請、網站圖片處理、食物、飲料、音樂等各方面要素。

如果怕遺漏，你也可以試著回想一下你參加過的活動，并把所有你能想到的項目都加進來，有哪些你是必須要用到的，又有哪些可以摒棄的，做一個清單并計算好總的支出。

三、時間和地點

你的活動參加者主要是執行人員還是管理人員，活動類型是什么，這次活動會成為品牌戰略的一部分嗎？

這些問題的答案足夠可以讓你知道這次活動的時間和地點了。舉例來說，如果活動的參與者是繁忙的執行人員，那么你應該為他們安排早餐；如果活動類型是一個交流會，那么最好安排在晚上并且可以供應雞尾酒，而如果活動類型是演講或者展示活動，那么放在酒吧中久會有不妥，最好安排在酒店或者會議中心。

四、客戶邀請

活動的邀請是整個活動策劃中重要的一環。當然，發送邀請的時間也是有講究的，不能太早也不能太晚，提前三周是一個不錯的時間點。但是，如果你是想要邀請一些事務繁忙的執行人員，就最好再早個幾天發出邀請。同時，你需要分不同時間段來發送邀請函，因為不同類型的參會者有不同的時間安排，所以要根據實際情況來適時發送邀請。

五、實地考察

在活動開始前去查看場地，這是最基本的會前工作。在現場，你可以邊看邊想象一下參會者會對你的活動有什么感受，現場應該放些什么標牌來防止誤會，工作人員應該安排在哪些地方。

換句話說，那個當下，你可以把自己當做是會議邀請的嘉賓和參會者，你要充分了解嘉賓們進入會場時會看到什么，感受到什么，想要知道這些最好的辦法莫過于親自去走一趟了。

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