會(huì)議活動(dòng)策劃的前期準(zhǔn)備都包括些什么？

會(huì)議活動(dòng)策劃要關(guān)注哪些地方，怎么樣才能做好做活會(huì)議、活動(dòng)策劃，并且具有較強(qiáng)的可操作性，這是辦會(huì)當(dāng)中不少人都會(huì)遇到的問(wèn)題。

不打無(wú)準(zhǔn)備之仗，這話很多人都知道，但這個(gè)準(zhǔn)備到底包括哪些要素，卻很少有人能回答上來(lái)，其實(shí)會(huì)議活動(dòng)策劃也一樣，最重要的就是要做好各項(xiàng)前期計(jì)劃，這樣才能夠保證整個(gè)會(huì)議、活動(dòng)流程順利進(jìn)行，打一個(gè)漂亮的有準(zhǔn)備之仗。

那么，到底會(huì)議活動(dòng)策劃的前期準(zhǔn)備都包括些什么呢，下面為您詳細(xì)解讀：

一、計(jì)劃和策略

不管你想策劃什么類型的活動(dòng)，你需要一個(gè)具體的策略。你的活動(dòng)目標(biāo)是什么？是要給顧客介紹新產(chǎn)品或新服務(wù)，還是展示你的分析結(jié)果或預(yù)測(cè)？

沒(méi)錯(cuò)，首先要做的就是明確目標(biāo)。不管怎么樣，你需要把你的計(jì)劃在白板上畫(huà)出來(lái)，并且想著你的目標(biāo)受眾，你想向他們傳達(dá)什么樣的信息，你希望怎樣來(lái)衡量結(jié)果。記住，只有當(dāng)你有了活動(dòng)策略你才能理清這些東西。

二、做好預(yù)算

當(dāng)你把你的目標(biāo)確定了以后，你就要需要考慮花多少錢(qián)才能達(dá)到這些目標(biāo)，可以選擇將所有開(kāi)支項(xiàng)都列在一個(gè)檢查清單里，內(nèi)容包括標(biāo)牌、邀請(qǐng)、網(wǎng)站圖片處理、食物、飲料、音樂(lè)等各方面要素。

如果怕遺漏，你也可以試著回想一下你參加過(guò)的活動(dòng)，并把所有你能想到的項(xiàng)目都加進(jìn)來(lái)，有哪些你是必須要用到的，又有哪些可以摒棄的，做一個(gè)清單并計(jì)算好總的支出。

三、時(shí)間和地點(diǎn)

你的活動(dòng)參加者主要是執(zhí)行人員還是管理人員，活動(dòng)類型是什么，這次活動(dòng)會(huì)成為品牌戰(zhàn)略的一部分嗎？

這些問(wèn)題的答案足夠可以讓你知道這次活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)了。舉例來(lái)說(shuō)，如果活動(dòng)的參與者是繁忙的執(zhí)行人員，那么你應(yīng)該為他們安排早餐；如果活動(dòng)類型是一個(gè)交流會(huì)，那么最好安排在晚上并且可以供應(yīng)雞尾酒，而如果活動(dòng)類型是演講或者展示活動(dòng)，那么放在酒吧中久會(huì)有不妥，最好安排在酒店或者會(huì)議中心。

四、客戶邀請(qǐng)

活動(dòng)的邀請(qǐng)是整個(gè)活動(dòng)策劃中重要的一環(huán)。當(dāng)然，發(fā)送邀請(qǐng)的時(shí)間也是有講究的，不能太早也不能太晚，提前三周是一個(gè)不錯(cuò)的時(shí)間點(diǎn)。但是，如果你是想要邀請(qǐng)一些事務(wù)繁忙的執(zhí)行人員，就最好再早個(gè)幾天發(fā)出邀請(qǐng)。同時(shí)，你需要分不同時(shí)間段來(lái)發(fā)送邀請(qǐng)函，因?yàn)椴煌愋偷膮?huì)者有不同的時(shí)間安排，所以要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)適時(shí)發(fā)送邀請(qǐng)。

五、實(shí)地考察

在活動(dòng)開(kāi)始前去查看場(chǎng)地，這是最基本的會(huì)前工作。在現(xiàn)場(chǎng)，你可以邊看邊想象一下參會(huì)者會(huì)對(duì)你的活動(dòng)有什么感受，現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)該放些什么標(biāo)牌來(lái)防止誤會(huì)，工作人員應(yīng)該安排在哪些地方。

換句話說(shuō)，那個(gè)當(dāng)下，你可以把自己當(dāng)做是會(huì)議邀請(qǐng)的嘉賓和參會(huì)者，你要充分了解嘉賓們進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)會(huì)看到什么，感受到什么，想要知道這些最好的辦法莫過(guò)于親自去走一趟了。

相關(guān)推薦： 岳陽(yáng) |云浮 |婁底 |上海 |清遠(yuǎn) |黃石 |十堰 |甘孜 |晉中 |海北 |通化 |廣元 |