會議策劃前需要準備的流程以及注意事項！

近年來，國內的會議活動越來越多，雖然說會議行業蓬勃發展，但是會議活動的執行質量卻不能有多大的保證，如果現場突然發現狀況的話，那么怎么樣才能保證這異常活動能夠順利執行呢？下面北京彌思國際展覽的小編就來為大家說說有關會議策劃前需要準備的流程以及注意事項的詳情！

在做會議策劃以及活動準備的時候，需要注意三個部分：客戶、場地方和內部協調。

1、客戶經常會有源源不斷的新想法，因此需要工作人員的應變能力高，并且要盡量滿足客戶的需求，無論現場情況有多困難，都要盡力想方法解決。所有需要確認的東西，都要找到客戶的話事人確認，如有必要，例如增項和大部分修改，需要與客戶簽訂確認函。

2、場地方的選擇與溝通。會議策劃好了之后，在活動開始之前，一定要盡最大努力讓場地方完全配合此次活動，包括時間、現場布置以及活動搭建調整等事項。

會議策劃好了之后在場地的選擇上，需要考慮以下兩點：一方面要考慮場地的品味和格調，看是否與發布會的內容保持統一。另一方面要考慮實用性與方便性，會議廳的容納人數是否能滿足發布會的需求，發布會需要的設備是否齊全，交通是否便利，泊車是否方便。

會議策劃好了之后現場布置需要注意的地方：1) 背景布置。背景板顏色、字體是否美觀大方，顏色可以企業VI為基準。2) 酒店外圍布置。酒店是否允許飄空氣球，是否可以設置橫幅、拱形門等、3) 相關設備要在發布會開始前反復調試，保證活動過程不出故障。

3、內部溝通協調，會議策劃好之后，活動前的項目安排必須要有明確的現場分工，要保證信息溝通順暢，配合默契。活動正式開始之前，總統籌需要把控好每個環節，特別是物料、搭建和活動流程。要保證物料和搭建全部按計劃到位，反復核對無遺漏。活動開始之前要進行至少2次的正式全程彩排，保護活動流程順暢無差錯。

以上是北京彌思國際展覽的小編為大家介紹的有關會議策劃前需要準備的流程以及注意事項的詳情，希望對大家有幫助！

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