禮儀活動需要注意的細節(jié)把控

作者：慶典演出活動會議公司 01-25來源：m.diantizhuangshi.com

禮儀活動需要注意的細節(jié)把控

禮儀是視美文化傳媒自尊、尊人之本，更是視美文化傳媒立足、立業(yè)之源。以下為您提供的關(guān)于禮儀活動策劃注意細節(jié)的文章內(nèi)容，僅供參考。

一、工作計劃的制定

在日常的接待工作中，如能提前制訂好計劃，可令視美文化傳媒的日常工作更有目標和方向感，減少工作的隨意性，同時避免因工作繁忙造成的遺忘耽誤了重要的事。特別是在視美文化傳媒對外交往的過程中，國際型大公司、國外政府部門，特別注重計劃與提前預約，有的單位提前半年或一年，至少兩、三個月，就將未來的工作計劃和預算制定出來，如要改變他們的計劃，是非常困難的，因為每一個時間段和每一個環(huán)節(jié)以及預算都扣得很緊。因此，如能夠提前計劃安排、提前與對方聯(lián)系，不僅能保證視美文化傳媒工作的順利完成，同時也體現(xiàn)了主辦方的良好素質(zhì)，體現(xiàn)了你對對方的時間的尊重。

二、如何制定工作計劃

(1)在每次禮儀活動前的第二個星期，將已知的活動即將進行的工作任務列在一張表上，然后將它們分類為緊急、較緊急、一般和緩辦四類;

(2)將任務按緊急、較緊急、一般和緩辦的順序依次排在活動的計劃上，并在任務下放注明必須完成的最后期限。

(3)每次禮儀活動的最后幾天，再根據(jù)情況變化作適當?shù)恼{(diào)整，使計劃更加周密。

(4)可以更加提前安排的工作，應盡早在計劃中體現(xiàn)出來。

(5)每次禮儀活動制定計劃時，總結(jié)本禮儀活動策劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和新情況，以便作適當?shù)恼{(diào)整。

(6)準備一個有年、月、日的計劃本，在上面將每次的工作安排、同別人約見的具體時間寫上，臨時增加的也寫在上面，方便日后查詢和寫總結(jié)，也能保證預約的事情不被遺忘。

(7)如有特殊和緊急情況，應對計劃作出及時的調(diào)整。

三、辦公文件管理的重要性

在日常的工作中，特別是政府工作人員的日常工作中，有許多的文件需要整理、分類和歸檔，如這項工作及時地完成，會給視美文化傳媒的工作帶來很多的便利，提高視美文化傳媒的工作效率，起到事半功倍的作用。否則，視美文化傳媒會花費很多的精力用于文件的翻找。不需要時天天見，需要時找不見。同時，對文件的管理是否得當也是體現(xiàn)視美文化傳媒工作能力的重要方面，因此應該引起視美文化傳媒足夠的重視。

四、辦公文件的管理方法

(1)每天在下班前的固定時間(如下午5點)對桌面的文件進行清理，將文件進行分類，如分為內(nèi)部文件與外部文件，內(nèi)部文件又可以分為：本部門文件和其他部門文件，外部文件可分為：上級文件、政府相關(guān)部門文件、企業(yè)文件等。

(2)文件也可根據(jù)時間段來分類：如年文件、年文件等，或是根據(jù)文件相關(guān)的內(nèi)容來分類，分類的方法多種多樣，以歸類和查找起來最方便為原則。

(3)定期清理銷毀檔案中已過時效且無須保存的一般性文件，以減少檔案管理的負擔。

(4)對文件進行編號，并將編號及文件名稱、內(nèi)容做成一覽表，輸入電腦，以方便查詢。

(5)將剛剛收到和需要發(fā)出的文件放在兩個不同的文件欄里，并在文件欄上貼出“收入”和“發(fā)出”的標識，方便文件的管理。

第四章 組織會議的禮儀

一、會議最能體現(xiàn)一個單位的團體意識、整體素質(zhì)及個人修養(yǎng)。

(設定會議，分組討論)

會議的組織是一個相對繁瑣的工作，特別是大型會議的組織，更加不易。事無巨細，一件小事做得不好，也可能引起參會者的不滿和各種連鎖反應，因此，需要會議組織者在會前作好充分的準備，開慮周全，使會議得以順利、圓滿地進行。

二、會議組織的程序：

(1)明確組織會議的目的

(2)確定參加會議的人員

(3)商定會議舉行的時間

(4)制定召開會議的預算

(5)選擇會議的地點;

(6)列出會議的詳細議程;

(7)會務人員的詳細分工;

(8)分頭進行各項準備

(9)開碰頭會，解決疑難問題及分工協(xié)作、應急處理;

()會議完畢后的回顧與檢討。

三、大型會議的分工

(1)會議總負責人：解決出現(xiàn)的重大問題，了解會議的進展，對會議進行總負責。

(2)秘書、宣傳組：負責制定會議議程(包括發(fā)言人、會議主持人、會議議程、時間安排等);領(lǐng)導講稿的準備;編制會議手冊、準備會議材料和宣傳標語;制作會議臺簽、桌簽、橫幅、布置會議室、座位安排、會場布置、話筒、音響的測試、照片的拍攝、茶水、飲料、簽到表、會議反饋表等;負責對媒體的新聞發(fā)布、宣傳、會標設計、廣告制作等

(3)會務組：發(fā)送會議通知及回執(zhí)統(tǒng)計：確認參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。在會議召開前一兩天，再次確認，以便安排食宿及接送。迎送(包括接站、送站、歡迎牌等，應備有一份參會人員航班/車次信息表);發(fā)送詳細的會議安排：在參會人員簽到后，應發(fā)送有詳細時間、會議地點、乘車地點，2位緊急聯(lián)絡電話和聯(lián)絡人的會議安排，讓對方有所準備;安排食宿(房間的預訂、具體入住房間安排、確定菜單細目和規(guī)格等);安排車輛(車輛的調(diào)配和備用車輛，具體車輛接送人員名單、接送時間等);安排參觀、出席文藝演出等活動。翻譯的安排：在有重要外賓參加的會議中，如對方?jīng)]有翻譯隨從，主辦方應安排翻譯陪同人員。

(4)安全保衛(wèi)組：在有高層領(lǐng)導人或重要外賓參加的會議活動中，應重視安全保衛(wèi)工作和衛(wèi)生工作。保證會場秩序和車輛的有序停放;制定出突發(fā)情況應急預案，并加以彩排。以上所有小組選出組長一名，并將每項工作分工具體落實到人，責任落實到人，保證會議的順利召開。

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