會議活動策劃有何基本要素

會議活動策劃有何基本要素

一、主辦者

會議的主辦者是會議活動的具體組織者，其任務主要是根據會議的目標和規則制定具體的會議方案并加以實施，為會議活動提供必要的場所、設施和服務，確保會議正常進行。活動策劃公司提出要保證會議活動的組織性和有序性，主辦者是不可缺少的。

會議的主辦一般有以下幾種情況：

1.由負有領導和管理職權的機關主辦

在一個管理系統之內，負有領導和管理職權的機關往往需要通過會議的方式，宣布決定、傳達指示、通報情況、布置工作、聽取意見，這時，會議的主辦者一般稱為會議召集者，同與會者之間具有上下級關系或管理上相對關系。

2.由會議活動的發起者主辦一些協作性、交流性的會議，主辦者常常由會議活動的發起者擔任。比如國際性的學術會議，就是由一個組織發起并主辦，或由幾個組織聯合發起并共同主辦的。

3.由一個組織的成員體輪流主辦

很多合作性和學術性組織都有召開經常性會議或例會（如年會)的制度，每一個成員單位（包括國家、地區或非政府組織）都有主辦會議的權利和義務，輪流主辦會議可以使每一個成員單位的權利與義務達到平衡。

4.通過一定的申辦程序確定由誰主辦

活動策劃公司提出一些重大的會議活動，由于具有一定的政治、經濟等方面的影響，同時也為了提高會議的質量，于是采取申辦競爭程序來確定主辦者。如一些跨地區、跨國家的國際會議就規定由會員國提出主辦會議的申請，經有關機構審查并通過表決來決定主辦者。申辦程序和條件一般要在會議規則中加以明確。

活動策劃公司提出主辦者要素常常與下列術語相關：

【發起者】會議的發起者是指最早倡議并參與組織會議活動的單位或個人，因此，發起者往往也是會議的主辦者。如果該會議后來成為相對固定的組織，則往往將會議的發起者稱之為這一組織的創始人。

【承辦者】即具體落實會議組織任務的機構或個人。一般情況下，會議的主辦者即承辦者，有時也有所區分D如2001年APEC會議的主辦者是中國，但具體承辦者則是中國上海。承辦者對主辦者負責。

【東道主】即會議活動舉行地的主人。東道主可以是一個國家、一個地區、一個組織，也可以是某個人，其任務主要是提供會議活動場所和設施，負責會議活動的接待。會議活動如果是在主辦者所在地舉行,則主辦者同時又是東道主;會議活動除了主辦者外，還有承辦者的，則承辦者為東道主。

二、與會者

與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數量是決定會議規模的主要因素，與會的人數越多，會議的規模越大。會議成員一般可分成四種資格，資格不同，其在會議中的權利和義務也不同。

1,正式成員

即具有正式資格、有表決權、選舉權和發言權的會議成員，也是會議活動的主要成員。法定性會議的正式成員參加會議的權利受法律、法規和有關議事規則的保障，同時正式成員也必須履行相關的義務。

2,列席成員

即不具有正式資格、有一定的發言權、但無表決權和選舉權的會議成員。是否需要列席成員參加會議，哪些對象應當作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動，由會議的組織者根據會議內容的實際需要來確定。列席成員的人數一般不超過正式成員。

3.特邀成員

即由會議的主辦者根據會議的需要而專門邀請的成員，如上級機關的領導人、來賓、報告人等等。這類成員的地位較特殊，其在會議中的權利和義務可由會議主辦者或會議的領導機構來確定。

4.旁聽成員

即受邀請參加會議，但不具有正式資格，既無表決權，也無發言權的會議成員。旁聽成員一般坐在規定的旁聽席上。如有些公開性的會議允許記者、市民或組織內部的其他成員旁聽。

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