淺談商務會議策劃的流程以及注意細節

一般大型的會議、會展，都會考慮請妝業的策劃公司，因為會議、會展等策劃是一項非常復雜的事情，當活動策劃公司在接到任務后，首先就是進行會議策劃，今天小編帶大家了解進行會展策劃的具體流程以及策劃注意細節。

一、商務會議策劃的流程

1、 聯系

客戶有意向在會后與我們聯系，我們會要求對方提供盡可能詳細的一些計劃，以便于策劃和策劃方案。

2、 商務會議策劃

根據客戶會議的基本要求，策劃會議的基本方案：地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等。每個細節都必須考慮到顧客的容忍和滿意。

3、 方案提供

與客戶溝通基本策劃思路，并形成方案，使客戶在其所在單位進行記錄和審批;

4、 前期考察

在前期進行一些基本溝通后，客戶通常會選擇進行規劃方案的現場調查，并提供所有的協助;

5、 合約

檢查滿意后，簽訂合同，所有接待內容均寫入，詳細內容非常重要;雖然前面略顯笨重，但很多相關問題都得到了很好的解決。

6、 預付款

簽訂合同需要一定數額的預付款，這樣整個會議過程就會順利進行，因為酒店預訂需要預付款，汽車預訂也需要預付款;如果沒有預付款，我們的訂單隨時可能被取消;這是一個不可彌補的麻煩，特別是當會議次數為大的。

7、 預訂

這是我們必須認真做的事情之一，合同是與接待單位有關的預訂，預付款必須到位。

8、 接待

接待是整個會議的核心部分，包括接線機、會議安排、會議室安排、汽車安排、活動組織等。它應該嚴格按照合同來運作，當然，一些突發事件或者標準的增減也可以隨時調整。

9、業務會議匯總和結算

在業務會議結束時，雙方認真總結會議情況，并核對各類文件，并嚴格按合同履行會計。

二、商務會議策劃注意細節

1、在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由主辦方來做，做出會議進程時間進度表。

2、如果會議形式比較鄭重，除了電話聯系外，需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復。

3、會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，主辦方還得負責收取會務費。

4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

5、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告知會議承辦方，請他們協助制定。

6、在會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據時間進度表進行及時的詢問，落實計劃的進度。

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